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課程背景

在現(xiàn)代企業(yè)面臨的競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的今天，企業(yè)對(duì)行政管理水平要求也越來(lái)越高，同時(shí)對(duì)行政管理人員的專業(yè)素質(zhì)也提出更高的要求，行政管理人員沒(méi)有受過(guò)系統(tǒng)的專業(yè)知識(shí)和技能的訓(xùn)練，僅憑自我認(rèn)知是無(wú)法站在全局的視野做好行政管理工作的；很多時(shí)候想為領(lǐng)導(dǎo)做得更多，卻總是被動(dòng)地顧此失彼完成一些事務(wù)性的工作，很難 “想領(lǐng)導(dǎo)所想，急領(lǐng)導(dǎo)所急”，成為領(lǐng)導(dǎo)不可或缺的得力助手；經(jīng)常聽(tīng)到公司領(lǐng)導(dǎo)下屬抱怨行政管理工作不到位，而從事行政管理工作的人士，整天忙得暈頭轉(zhuǎn)向，卻只有苦勞沒(méi)有功勞，不知如何讓行政管理工作變得更有效率，更好地體現(xiàn)自己的職業(yè)價(jià)值；想自身的行政管理能力，又苦于沒(méi)有專項(xiàng)的培訓(xùn)課程；為此，我們特別為存在上述行政管理工作困擾的人士量身定做了本次課程，通過(guò)二天的集中訓(xùn)練，行政管理工作的認(rèn)知水平，掌握行政管理工的各項(xiàng)能力的方法和技巧。

課程目標(biāo)

1. 明確各級(jí)行政管理人員的職業(yè)發(fā)展方向；

2. 學(xué)會(huì)編寫(xiě)自己的崗位說(shuō)明；

3. 明確行政管理工作必須掌握的各種專業(yè)知識(shí)；

4. 學(xué)會(huì)奠定非領(lǐng)導(dǎo)的“領(lǐng)導(dǎo)”地位；

5. 運(yùn)用流程化管理技能行政管理工作水平；

6. 有效利用時(shí)間管理的工具，自身工作效率；

7. 規(guī)范文檔管理為企業(yè)運(yùn)營(yíng)發(fā)揮重要作用；

8. 的商務(wù)公文寫(xiě)作技巧，駕馭文字的能力；

9. 學(xué)習(xí)掌握會(huì)議的組織策劃和主持會(huì)議技巧；

10.了解商務(wù)接待活動(dòng)中各項(xiàng)禮儀，體現(xiàn)企業(yè)良好形象。

課程對(duì)象

企業(yè)各級(jí)行政管理人員、各級(jí)助理和秘書(shū)、辦公室主任等。

課程大綱

部分  職業(yè)素養(yǎng)篇

一、秘書(shū)／行政助理職業(yè)特性與素質(zhì)要求

1. 秘書(shū)／助理人員的自我角色定位

① 初級(jí)秘書(shū)／助理：事務(wù)性文員

② 中級(jí)秘書(shū)／助理：事務(wù)性文員＋協(xié)助管理

③ 秘書(shū)／助理：獨(dú)立管理＋事務(wù)處理

★ 視頻：為什么不提拔我？

★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：“用什么方式說(shuō)話，永遠(yuǎn)比說(shuō)什么更重要”

2. 秘書(shū)／助理人員的勝任素質(zhì)

① 如何秘書(shū)／助理人員的素質(zhì)

② 秘書(shū)與一般秘書(shū)的差異

★ 案例分析：對(duì)待崗位的三種不同觀點(diǎn)的人，命運(yùn)怎么就這么不一樣呢？

種人認(rèn)為：初級(jí)秘書(shū)不就是端茶倒水，接聽(tīng)電話，就是個(gè)“萬(wàn)金油”角色；第二種認(rèn)為吃年輕飯，混日子；第三種可是個(gè)有心人，知道腳下的路該怎么走，剖析她的路是怎么走的。

二、秘書(shū)／助理的職業(yè)生涯規(guī)劃

1. 什么是職業(yè)生涯規(guī)劃？

2. 為何要進(jìn)行個(gè)人職業(yè)生涯規(guī)劃？

① 分析自我，確立人生的方向

② 準(zhǔn)確評(píng)價(jià)個(gè)人特點(diǎn)和強(qiáng)項(xiàng)，在秘書(shū)／助理的職業(yè)競(jìng)爭(zhēng)中發(fā)揮個(gè)人

③ 看到秘書(shū)／助理職業(yè)發(fā)展規(guī)劃的前景，提供前進(jìn)的動(dòng)力

★ 小組討論：獲得員工成長(zhǎng)與企業(yè)績(jī)效的雙

3. 職業(yè)生涯規(guī)劃的簡(jiǎn)單步驟

① 掌握SWOT分析工具進(jìn)行自我分析

② 運(yùn)用“5W提問(wèn)”法進(jìn)行自我分析

◎ What I am? 我是什么樣的人？

◎ What I want? 我想要什么？

◎ What I can do? 我能做什么？

◎ What fit I most? 什么是適合我？

◎ What I can choose？我能夠選擇什么？

★ 走進(jìn)：“我的命運(yùn)我把握，我的前途我做主?！?/span>

★ 運(yùn)用SWOT分析工具認(rèn)識(shí)自我

三、秘書(shū)／助理商務(wù)禮儀規(guī)范

1. 塑造良好的個(gè)人職場(chǎng)形象

① 著裝的TOP原則

② “拒絕”著裝敗筆??著裝誤區(qū)

③ 恰當(dāng)?shù)闹w語(yǔ)言讓自己成為一個(gè)有素養(yǎng)的人

★ 案例：為什么不錄用我，我錯(cuò)在哪呢？

2. 基本商務(wù)禮儀

辦公室禮儀／接待禮儀／電話禮儀與應(yīng)對(duì)技巧

★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：如何著裝讓我更優(yōu)雅和自信

四、辦公室5S管理

1. 5S的概念

2. 推行5S的重要性

3. 如何做好辦公室的整理、整頓、清潔、清掃工作

4. 長(zhǎng)期有效地推動(dòng)5S工作的注意事項(xiàng)和操作方法

★ 現(xiàn)場(chǎng)模擬：算一算人生有多少年在工作？良好的環(huán)境對(duì)我們有多重要，教會(huì)你5分鐘掌握5S技巧。

第二部分  工作技能篇

一、時(shí)間管理及工作統(tǒng)籌技巧

1. 時(shí)間管理的誤區(qū)

2. 時(shí)間管理的原則

① 目標(biāo)管理與80/20法則

② 緩急輕重的管理

③ 個(gè)人時(shí)間與領(lǐng)導(dǎo)工作時(shí)間計(jì)劃與安排

3. 時(shí)間管理小竅門

4. 辦公室接待與電話處理

5. 上級(jí)的時(shí)間管理與安排

6. 自我情緒控制與壓力管理

7. 上司出差日程管理與工作計(jì)劃

★ 小組討論：“你的工作是怎么安排的？”

我們每個(gè)人的生命就是通過(guò)時(shí)間來(lái)計(jì)算的。如果活到70歲，你擁有25500天。每人每天都有24小時(shí)，1440分鐘，。人??倒計(jì)時(shí)，人的出生是偶然，但死亡是必然，如何管理你好你的時(shí)間，讓自己活出精彩？

二、會(huì)務(wù)組織與管理

1. 組織會(huì)議的技巧

2. 組織階段的工作：會(huì)前準(zhǔn)備／會(huì)中協(xié)助／會(huì)后整理

3. 會(huì)議座次安排的學(xué)問(wèn)

★ 練習(xí)：小組討論：如何協(xié)助召開(kāi)公司例會(huì)

★ 案例：如何應(yīng)對(duì)會(huì)議中的“漏洞”？

三、信息、文檔管理與運(yùn)用

1. 信息收集

① 信息工作的六個(gè)基本要求和三個(gè)訣竅

② 收集信息工作的三個(gè)訣竅

③ 信息的查實(shí)及傳遞

④ 信息的儲(chǔ)存與保密

2. 文檔管理

① 文檔分類及儲(chǔ)存的工作規(guī)范

② 文檔查閱及分裝的工作規(guī)范

③ 文檔銷毀及保密的工作規(guī)范

★ 案例：李秘書(shū)的返工引起的深思

四、行政公文寫(xiě)作技巧與處理實(shí)務(wù)

1. 行政公文寫(xiě)作的基本要求

2. 行政公文的格式

3. 常用行政公文寫(xiě)作及公文格式要素范例

① 通用公文：報(bào)告／請(qǐng)示／批復(fù)／函／決定／公告／通告

② 事務(wù)公文：工作計(jì)劃／工作總結(jié)／會(huì)議紀(jì)要

③ 禮儀文書(shū)：請(qǐng)柬／介紹信／信

★ 案例分享：請(qǐng)示／報(bào)告混為一體

★ 撰寫(xiě)初稿練習(xí)：通知／報(bào)告／總結(jié)三種具體文體的大綱如何寫(xiě)

第三部分  統(tǒng)籌管理篇

一、秘書(shū)/助理人際溝通與工作協(xié)調(diào)技巧

游戲?qū)耄和ㄟ^(guò)“無(wú)聲語(yǔ)言”游戲深刻體會(huì)溝通的涵義，并導(dǎo)出溝通的意義所在。

1. 溝通的秘訣

① 學(xué)會(huì)聆聽(tīng)：不輕易打斷對(duì)方的話

② 怎樣反問(wèn)：了解對(duì)方的需求

③ 如何肯定：肯定對(duì)方??微笑、點(diǎn)頭、是是是

④ 表明立場(chǎng)：拒絕的藝術(shù)

⑤ 提出解決方案：提出2-3個(gè)解決方案

★ 案例：如果是你該怎么說(shuō)？??為想當(dāng)然認(rèn)為他的想法就是我的想法所付出的代價(jià)

2. 有效溝通過(guò)程及環(huán)節(jié)

① 信息發(fā)送、接收、反饋

② 有效發(fā)送的技巧

★ 現(xiàn)場(chǎng)演示：溝而不通的后果給我們帶來(lái)的啟事

3. 認(rèn)識(shí)你的溝通對(duì)象

① 與上級(jí)溝通的原則

② 與各種性格的領(lǐng)導(dǎo)打交道技巧

③ 跨部門的溝通技巧

★ 游戲：究竟是誰(shuí)的錯(cuò)？

二、行政管理人員辦公室事務(wù)管理

1. 后勤管理（前臺(tái)、車輛、食堂、清潔）

2. 辦公室設(shè)備管理（電話、傳真、復(fù)印機(jī)、電腦）

3. 員工安全和保密工作

4. 公共關(guān)系管理

★ 全景案例：某公司年度大型慶典活動(dòng)策劃始末

★ 案例：如何應(yīng)對(duì)車輛管理的“漏洞”？

三、事物性項(xiàng)目性工作的組織管理

1. 事務(wù)工作有哪些

2. 學(xué)會(huì)列事務(wù)清單

3. 用項(xiàng)目計(jì)劃管理工作

★ 沙盤演練：如何設(shè)計(jì)大型接待計(jì)劃并實(shí)施

四、課程分享：我學(xué)到了什么？

講師介紹

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